home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 9 / The PC-SIG Library on CD ROM - Ninth Edition.iso / 1301_400 / DISK1309 / DISK1309.ZIP / JOURNAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-02-25  |  65KB  |  1,581 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  17.  
  18.  
  19.                                     VERSION 3.00
  20.  
  21.  
  22.                            O P E R A T I N G   M A N U A L
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                                   ROSEWOOD SOFTWARE
  29.  
  30.                                  BOX 2070  STATION B
  31.  
  32.                                 SCARBOROUGH, ONTARIO
  33.  
  34.                                        M1N 2E5
  35.  
  36.  
  37.                                    (416) 284-6119
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.                        COPYRIGHT (C) 1988-89 ROSEWOOD SOFTWARE
  45.            
  46.                                 AND BERT CHRISTENSEN
  47.  
  48.                                  ALL RIGHTS RESERVED
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  62.  
  63.  
  64.                                   TABLE OF CONTENTS
  65.  
  66.           WARRANTY DISCLAIMER  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  67.  
  68.           LICENSE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  69.  
  70.           REGISTRATION INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  71.  
  72.           THIS MANUAL  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  73.  
  74.           TYPOGRAPHICAL CONVENTIONS  . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  75.  
  76.           DECISION LINES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  77.  
  78.           OVERVIEW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  79.  
  80.           SYSTEM REQUIREMENTS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  81.  
  82.           DEFINITIONS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  83.                Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  84.                Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  85.                Ledger  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  86.                Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  87.  
  88.           GETTING STARTED  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  89.  
  90.           CONFIG.SYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  91.  
  92.           USING THE PROGRAM WITH YOUR OWN DATA . . . . . . . . . . . .    9
  93.                INSTALLATION  ON   A  TWO   FLOPPY  DISK  SYSTEM  USING
  94.                     "TWODISK.BAT"  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  95.                MANUAL INSTALLATION IN A ONE OR TWO DRIVE SYSTEM  . . .   10
  96.                INSTALLATION ON A HARD DISK USING "HARDDISK.BAT"  . . .   10
  97.                MANUAL INSTALLATION ON A HARD DISK  . . . . . . . . . .   10
  98.                AFTER ROSEWOOD JOURNAL IS INSTALLED . . . . . . . . . .   11
  99.  
  100.           LISTING OF FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  101.  
  102.           NOTE ON NUMERICAL ENTRIES  . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  103.                Credit notes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  104.  
  105.           NOTE ON CUSTOMER ACCOUNT NUMBERS . . . . . . . . . . . . . .   13
  106.  
  107.           DETAILED PROGRAM INSTRUCTIONS  . . . . . . . . . . . . . . .   13
  108.  
  109.           MAIN MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  110.                Enter Invoice Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  111.                Change Invoice Data . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  112.                Enter Payments on Account . . . . . . . . . . . . . . .   15
  113.  
  114.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 2
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  123.  
  124.  
  125.                Accounts Receivable Menu  . . . . . . . . . . . . . . .   16
  126.                Reports Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  127.                Utilities Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  128.                Exit Program  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  129.  
  130.           ACCOUNTS RECEIVABLE MENU . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  131.                View or Print Individual Accounts . . . . . . . . . . .   17
  132.                Print ALL Statements for Month  . . . . . . . . . . . .   17
  133.                Establish New Customer Accounts . . . . . . . . . . . .   17
  134.                Modify Customer Data  . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  135.                List Customer Accounts  . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  136.                Reports Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  137.                Exit to Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  138.  
  139.           REPORTS MENU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  140.                Monthly Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  141.                Yearly Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  142.                Accounts Receivable List  . . . . . . . . . . . . . . .   19
  143.                Payments on Account List  . . . . . . . . . . . . . . .   19
  144.                General Ledger Report . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  145.                Accounts Receivable Menu  . . . . . . . . . . . . . . .   19
  146.                Exit to Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  147.  
  148.           UTILITIES MENU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  149.                Change Softkey Settings . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  150.                Re-Initialize (Company Name etc.) . . . . . . . . . . .   20
  151.                DOS Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  152.                End of Period Housekeeping  . . . . . . . . . . . . . .   21
  153.                Print Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  154.                Export Data for Use in Other Programs . . . . . . . . .   22
  155.                Exit to Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  156.  
  157.           FILE LENGTHS AND NAMES IN ROSEWOOD JOURNAL . . . . . . . . .   23
  158.  
  159.           INTEGRATING YOUR PREVIOUS RECEIVABLE FILES . . . . . . . . .   24
  160.  
  161.           PROGRAMMING DETAILS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  162.  
  163.           CHANGES AND ENHANCEMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  164.  
  165.           SHAREWARE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 3
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                  WARRANTY DISCLAIMER
  203.  
  204.  
  205.  
  206.           Rosewood Software makes  no  warranty  of  any  kind,  express or
  207.           implied,   including   without   limitation,  any  warranties  of
  208.           merchantability and/or fitness for a particular purpose. Rosewood
  209.           Software  shall  not  be  liable for any damages, whether direct,
  210.           indirect, special,  or consequential,  arising from  a failure of
  211.           this  program  to  operate  in  the  manner  desired by the user.
  212.           Rosewood Software shall not be liable for any  damage to  data or
  213.           property which may be caused directly or indirectly by use of the
  214.           program.
  215.  
  216.           IN NO EVENT WILL ROSEWOOD  SOFTWARE  BE  LIABLE  TO  YOU  FOR ANY
  217.           DAMAGES,  INCLUDING  ANY  LOST  PROFITS,  LOST  SAVINGS  OR OTHER
  218.           INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES  ARISING OUT  OF YOUR  USE OR
  219.           INABILITY  TO  USE  THE  PROGRAM,  OR  FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER
  220.           PARTY.
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 4
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  245.  
  246.  
  247.                                        LICENSE
  248.  
  249.           Rosewood Journal  is Copyright  (C) 1988-89  by Rosewood Software
  250.           and Bert Christensen.
  251.  
  252.           Rosewood   Journal   is   distributed  under  the  user-supported
  253.           Shareware concept. Non-registered users  of Rosewood  Journal are
  254.           granted a  limited license  to use  Rosewood Journal  for a trial
  255.           period in order to determine its suitability for  their purposes.
  256.           Any  use  of  non-registered  copies  of  Rosewood  Journal  by a
  257.           business, organization, or any kind of institution is forbidden.
  258.  
  259.           Registering a copy of Rosewood Journal allows a  user to  make as
  260.           many  copies  of  Rosewood  Journal  as  desired,  and  use it on
  261.           various  machines,  but  the  same  registered  copy  of Rosewood
  262.           Journal may  not be  in use  on more than one machine at the same
  263.           time.
  264.  
  265.           No user may modify Rosewood Journal in any way, including but not
  266.           limited  to  decompiling,  disassembling,  or  otherwise  reverse
  267.           engineering the program.
  268.  
  269.           All users are granted a license to copy Rosewood Journal  for the
  270.           trial use  of others,  subject to the above restrictions and also
  271.           the following:
  272.  
  273.                Rosewood  Journal  must  be  copied  in  absolutely un-
  274.                modified form, including all program files and complete
  275.                documentation;
  276.  
  277.                Rosewood Journal may not  be  included  with  any other
  278.                product for any reason whatever;
  279.  
  280.                No  licensee  may  accept  or request a charge or other
  281.                payment for Rosewood journal.
  282.  
  283.           Operators of electronic bulletin board systems  may post Rosewood
  284.           Journal for  downloading by their users only as long as the above
  285.           conditions are met.
  286.  
  287.           Distributors of  public  domain  or  user-supported  software may
  288.           distribute  copies  of  Rosewood  Journal  subject  to  the above
  289.           conditions only after obtaining written permission  from Rosewood
  290.           Software. Such  permission is  usually granted;  please write for
  291.           details. All non-profit organizations  or groups  are exempt from
  292.           this restriction.  In any  case, no charge may be made for a disk
  293.           containing Rosewood Journal except for a disk handling  charge of
  294.           up to $12.
  295.  
  296.  
  297.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 5
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  306.  
  307.  
  308.                               REGISTRATION INFORMATION
  309.  
  310.           Rosewood Journal  is not  in any  way free  software. If you have
  311.           tried Rosewood  Journal  and  have  decided  that  it  suits your
  312.           purposes,  please  register.  Continued  use  of Rosewood Journal
  313.           beyond a trial period is an infringement of copyright laws.
  314.  
  315.           Registered users will receive notices of major updates and of any
  316.           new  products  which  may  be  introduced  by  Rosewood Software.
  317.           Registered users will receive preference when requesting support.
  318.  
  319.           Registration costs $38 US or $45  Canadian. Upon  receipt of your
  320.           registration  fee,  a  disk  containing the latest version of the
  321.           program and the documentation will be  mailed to  you. Evaluation
  322.           disks which do not include registration may be ordered for $10 US
  323.           or $12 Canadian. Ontario residents please add 8% sales tax. Write
  324.           for information on quantity purchases.
  325.  
  326.           When ordering,  please print  and use the file "Order.frm", which
  327.           was included on your distribution disk,  or simply,  include your
  328.           name,  address,  company  name,  and your telephone number, along
  329.           with a cheque or money order to:
  330.  
  331.                               Rosewood Software
  332.                               Box 2070 Station B
  333.                               Scarborough, Ontario M1N 2E5
  334.  
  335.           Cheques in US dollars must  be  drawn  on  US  banks.  Cheques in
  336.           Canadian dollars must be drawn on Canadian banks.
  337.           C.O.D. orders are not accepted.
  338.  
  339.  
  340.           Thank you for supporting Rosewood Software and Shareware.
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 6
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  367.  
  368.  
  369.                                      THIS MANUAL
  370.  
  371.           This manual is designed to be succinct. This means that not every
  372.           little, obvious command such  as "Send  Output to  Screen <S>, or
  373.           Printer <P>"  will be  described in detail. This keeps the manual
  374.           short and easier to read.
  375.  
  376.                               TYPOGRAPHICAL CONVENTIONS
  377.  
  378.           Keyboard commands such as  "Enter", "Esc",  etc. are  enclosed in
  379.           angle brackets  <>. When  instructed to  enter "Esc" for example,
  380.           the manual and the program show  the  command  as  <Esc>.  Do not
  381.           enter the  angle brackets. They are there simply to tell you that
  382.           a  keyboard  entry  is  expected.  The  program  itself  is  case
  383.           insensitive. You can enter any combination of upper or lower case
  384.           characters.
  385.                                    DECISION LINES
  386.  
  387.           A "decision line" is a line  (or more)  of text,  generally at or
  388.           near the  bottom of the screen, which prompts you for a decision.
  389.           For example, you may see a  line  which  says,  "<Esc>  to abort.
  390.           <Enter>  to  continue".  In  Rosewood  Journal,  this is called a
  391.           "decision line".
  392.  
  393.                                       OVERVIEW
  394.  
  395.           Rosewood Journal  is  a  sales  journal  and  accounts receivable
  396.           program  suitable  for  small  to  medium sized businesses. It is
  397.           especially suitable for businesses which record sales on serially
  398.           numbered invoices. A variety of reports can be viewed or printed,
  399.           including monthly and yearly  sales,  accounts  receivable lists,
  400.           and aged  customer statements.  Rosewood Journal is an adjunct to
  401.           your general ledger program, not a  replacement for  it. Rosewood
  402.           Journal generates  a special  report which  tells you the amounts
  403.           and to which accounts  your sales,  receipts, accounts receivable
  404.           and sales  tax should be entered. Rosewood Journal is menu driven
  405.           and  designed  to  minimize  keystrokes.  Rosewood  Journal  is a
  406.           friendly  program.  It  will  complain,  nicely,  via beeps and a
  407.           refusal to continue if you enter  inappropriate data  by mistake.
  408.           In some  cases, it  will even correct your spelling (try entering
  409.           "Febuary" when you are asked to enter the name of a month).
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 7
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  428.  
  429.  
  430.                                  SYSTEM REQUIREMENTS
  431.  
  432.           Rosewood Journal requires the following minimum configuration:
  433.  
  434.                IBM or compatible computer
  435.                MS/PC-DOS 2.00 or later
  436.                1 360K floppy drive, at the very minimum 
  437.                320K RAM
  438.                Printer if you wish printed reports and statements.
  439.  
  440.           Rosewood Journal will make good use of:
  441.  
  442.                Another drive (360K, 1.2M, 5", 3.5",  hard drive,  ram disk)
  443.                Laser printer (for nicer customer statements).
  444.  
  445.           In  short,  Rosewood  Journal  should  work  on most MS-DOS based
  446.           computers!
  447.  
  448.           Some maximums:
  449.  
  450.                Maximum individual invoice amount is $99,999.99
  451.                Maximum yearly sales amount is $9,999,999.99
  452.                Maximum number of entries per year is dependent on disk
  453.                     storage.
  454.  
  455.                                      DEFINITIONS
  456.  
  457.           During  the  testing  phase  of  this  program,  some people were
  458.           confused by some of  the terms  used in  Rosewood Journal  and in
  459.           bookkeeping generally. Therefore, some dictionary definitions are
  460.           included  from  Webster's   New   Twentieth   Century  Dictionary
  461.           (unabridged)1978
  462.  
  463.                Journal, n,  in bookkeeping,  (a) a daybook; (b) a book
  464.                of original entry, used,  in  the  double-entry system,
  465.                for  recording  all  transactions with an indication of
  466.                the special accounts to which they belong.
  467.  
  468.                Invoice, n, an itemized  list  of  goods  shipped  to a
  469.                buyer,  stating  quantities,  prices, shipping charges,
  470.                etc.
  471.  
  472.                Ledger, n, in bookkeeping, the book  of final  entry in
  473.                which  a  record  of  debits,  credits,  and  all money
  474.                transactions is kept.
  475.  
  476.                Statement,  n,  an  abstract  of  a  financial account,
  477.                especially of money due.
  478.  
  479.  
  480.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 8
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  489.  
  490.  
  491.                                    GETTING STARTED
  492.  
  493.           IMPORTANT.  WHEN  INSTALLING  THIS  PROGRAM  IN  ANY MODE, FLOPPY
  494.           DISKS OR  HARD DRIVE,  YOUR "CONFIG.SYS"  FILE MUST  HAVE A LINE,
  495.           "FILES=15"  AND,   OPTIONALLY,  A   LINE  "BUFFERS=12".  IF  YOUR
  496.           "CONFIG.SYS" FILE DOES NOT HAVE THE  "FILES=15" LINE  THE PROGRAM
  497.           WILL,  AT  SOME  POINT  TERMINATE  WITH  A  "TOO MANY FILES OPEN"
  498.           MESSAGE. SEE  YOUR  DOS  MANUAL  FOR  DETAILS  ABOUT "CONFIG.SYS"
  499.           FILES.
  500.  
  501.  
  502.           The best  way to  learn the  program is  to use  the sample files
  503.           provided with it. The sample  files  concern  a  small fictitious
  504.           business called "Ripley's Fine Catering". Only two months of data
  505.           are supplied, January and  February 1989.  Here is  how to start,
  506.           using the sample files:
  507.  
  508.           Copy "JOURNAL.EXE"  and all  files with the extension ".DTA" from
  509.           the Rosewood Journal Distribution Disk or from the  archived file
  510.           to a  disk formatted  with the "format/s" option. In other words,
  511.           copy it to a formatted disk with system. Then place  this disk in
  512.           drive  "A"  and  reboot  your  computer. At the "A>" prompt, type
  513.           <JOURNAL>  (no  quotation  marks)  and  press  <ENTER>.  After an
  514.           opening screen  and a  brief initialization,  you will  come to a
  515.           "Main Menu". From there, explore the  menus and  the reports. Try
  516.           entering some  data of  your own to the sample months or to other
  517.           months. If you get confused (unlikely), consult the manual. Note,
  518.           however, that  Rosewood Journal  does not write invoices; it only
  519.           reports invoices and handles  accounts  receivable.  Also, "Gross
  520.           Invoice Amount"  means the  total amount of the invoice INCLUDING
  521.           sales tax.
  522.  
  523.                         USING THE PROGRAM WITH YOUR OWN DATA
  524.  
  525.           INSTALLATION ON A TWO FLOPPY DISK SYSTEM USING "TWODISK.BAT"
  526.  
  527.           Format one disk  with  DOS  system  installed  (Format  B:/s) and
  528.           another  one  without  DOS  installed. Place the Rosewood Journal
  529.           Distribution disk in drive  A and  the blank  disk formatted with
  530.           DOS  system  in  drive  B.  At the "A>" prompt type <TWODISK> and
  531.           press <ENTER>. All the necessary files from the Distribution Disk
  532.           will be  transferred to  the disk in drive B. A "CONFIG.SYS" file
  533.           which contains the  lines,  "FILES=15"  and  "BUFFERS=12"  and an
  534.           "AUTOEXEC.BAT"  which  will  make  your program disk self-booting
  535.           will be added as well.  If  the  installation  program  finds the
  536.           latter two  files already on drive B, it will not overwrite them.
  537.           Note, however, that if you supply  your own  "CONFIG.SYS" file it
  538.           MUST contain  the line,  "FILES=15" (or more) or the program will
  539.           eventually halt  with  a  "Too  many  files"  message.  After the
  540.  
  541.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 9
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  550.  
  551.  
  552.           installation is  complete, put  the disk  which is now in drive B
  553.           into drive A. This is your program disk. Put the  blank formatted
  554.           disk   in    drive   B    and   reboot    your   computer   using
  555.           <Ctrl>+<Alt>+<Del>. If you didn't supply your  own "AUTOEXEC.BAT"
  556.           file the  program will  start by  itself. If  you did supply one,
  557.           type <JOURNAL> and press  <ENTER>. At  the Initialization Screen,
  558.           fill in  the details  of your  company as asked but do not change
  559.           the Program Drive or the Data Drive lines.  After this,  you will
  560.           be at  the Main Menu and installation is complete. Later, you can
  561.           edit the "CONFIG.SYS" and "AUTOEXEC.BAT" files to add other files
  562.           and/or devices  which you  normally use  on your system such as a
  563.           clock, etc.
  564.  
  565.           MANUAL INSTALLATION IN A ONE OR TWO DRIVE SYSTEM
  566.  
  567.           If you are experienced in installing programs, or you have only a
  568.           single  drive   system,  simply  copy  "JOURNAL.EXE"  to  a  disk
  569.           formatted with  system  and  containing  a  "CONFIG.SYS"  file as
  570.           outlined above,  and reboot  the computer.  You will be presented
  571.           with an Initialization Screen  for  which  you  should  enter all
  572.           information requested.  It is  up to you to add an "AUTOEXEC.BAT"
  573.           file and any other files or  programs, such  as a  clock that you
  574.           normally use in your particular configuration.
  575.  
  576.           INSTALLATION ON A HARD DISK USING "HARDDISK.BAT"
  577.  
  578.           This  installation  option  will  install  Rosewood  Journal in a
  579.           directory called "C:\ROSEJOUR". The installation program (and the
  580.           main program) needs a copy of "COMMAND.COM" in the root directory
  581.           of drive C and a "CONFIG.SYS" file as outlined above. If you want
  582.           to install  Rosewood Journal in a directory called "C:\ROSEJOUR",
  583.           place the Rosewood Journal Distribution Disk  in drive  A, and at
  584.           the  A:\  prompt,  type  <HARDDISK> and press <Enter>. Follow the
  585.           instructions as they come up on the screen. At the Initialization
  586.           Screen, answer the questions about your company but do not change
  587.           the Program Drive or the  Data  Drive  lines.  You  will  then be
  588.           presented  with  the  Main  Menu. If you include "C:\ROSEJOUR" in
  589.           your "PATH" command you will  be  able  to  reach  "JOURNAL" from
  590.           anywhere on your hard disk.
  591.  
  592.           MANUAL INSTALLATION ON A HARD DISK
  593.  
  594.           Copy the  file "JOURNAL.EXE"  from the Rosewood Journal Distribu-
  595.           tion Disk to a directory of  your choice.  From the  directory in
  596.           which  you  installed  the  program,  type  <JOURNAL>  and  press
  597.           <ENTER>. When you arrive at the Initialization Screen  answer the
  598.           questions  about  your  company  and  type  the  drive and direc-
  599.           tory(ies) for the Program Drive and the Data Drive. You then will
  600.           be presented  with the Main Menu. The program will expect to find
  601.  
  602.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 10
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  611.  
  612.  
  613.           "COMMAND.COM" where the DOS environment lists it. If  you are not
  614.           sure about  this, see your DOS manual under "SET". If you include
  615.           the directory in  which  you  installed  Journal  in  your "PATH"
  616.           command, DOS  will be  able to find Journal from anywhere on your
  617.           hard disk.
  618.  
  619.           AFTER ROSEWOOD JOURNAL IS INSTALLED
  620.  
  621.           Put the  Rosewood Journal  Distribution Disk  in a  safe place in
  622.           case  your  working  copies  get  damaged  in  some  way. This is
  623.           probably a good time  to issue  the usual  warning. BACK  UP YOUR
  624.           DATA DISKS  OFTEN, PREFERABLY  AFTER EACH USE. Without a back-up,
  625.           all your data will have to be re-entered  should the  original be
  626.           lost or corrupted. There, you've been warned!
  627.  
  628.  
  629.                                   LISTING OF FILES
  630.  
  631.                "JOURNAL.EXE" is the main program.
  632.  
  633.                "JOURNAL.DOC" is this manual.
  634.  
  635.                "README.DOC" a brief overview and instruction.
  636.  
  637.                "ORDER.FRM"  an  order  form  for  registering Rosewood
  638.                Journal. Please use it.
  639.  
  640.                "TWODISK.BAT",    "INITIAL.TWO",    "CONFIG.FIL"    and
  641.                "AUTOEXEC.FIL" are  all used for automatic installation
  642.                on a two drive system.
  643.  
  644.                "HARDDISK.BAT" and "INITIAL.HRD" are used for automatic
  645.                installation on a hard disk.
  646.  
  647.                "FILES.DOC" is a listing of files similar to this one.
  648.  
  649.           Rosewood Journal generates its own data file names. After running
  650.           the program, you will find several  files on  your data  disk (or
  651.           the program disk if you are using the sample data). They are:
  652.  
  653.                "INITIAL.DTA"  is  a  file  containing  details  of the
  654.                company for which the books are  being kept  as well as
  655.                the disk  drives or  directories where  the program and
  656.                data are kept and the starting month of  the business's
  657.                fiscal year. This file is ALWAYS on the LOGGED drive.
  658.  
  659.                "SOFTKEY.DTA"  and  "SOFTKEY2.DTA"  are the files which
  660.                contain  the  user-configured  softkey   data  for  the
  661.                invoice entry and customer accounts modules.
  662.  
  663.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 11
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  672.  
  673.  
  674.  
  675.                "RECEIVE.DTA" stores accounts receivable data.
  676.  
  677.                "CUSTACCT.DTA"   stores   names,   addresses,   account
  678.                numbers, etc. for persons  and businesses  which owe or
  679.                have owed you money.
  680.  
  681.                "monyr.DTA"  e.g.  JAN89.DTA  stores  details  of  each
  682.                invoice entered in any  particular  month.  There  is a
  683.                separate file for each month.
  684.  
  685.                "TOTALSyr.DTA"  e.g.  TOTALS89.DTA  stores  the summary
  686.                data for each month of any fiscal year.
  687.  
  688.                If you export data for  use  in  other  programs, files
  689.                with  extensions  of  ".FX",  ".TX",  ".MM",  ".SF" and
  690.                ".PRN" will be generated depending on the data exported
  691.                and  the  format  used.  See  the section on "Exporting
  692.                Data" for more information.
  693.  
  694.                In addition to the above  files,  two  other  files are
  695.                produced after  using the  "End of period housekeeping"
  696.                option   from   the   "Utilities"    Menu.   They   are
  697.                "RECEIVE.OLD"  and   "CUSTACCT.OLD".  These  files  are
  698.                generated to preserve old  data  before  the  files are
  699.                purged of unused data at year-end.
  700.  
  701.  
  702.  
  703.                                       WARNING!!
  704.  
  705.           As  with  most  programs  using  disk  files, it is of the utmost
  706.           importance that data disks not be exchanged while  the program is
  707.           running or  data may  be lost. Also, the program must be ended by
  708.           the "Exit program" command from the Main Menu. 
  709.  
  710.                               NOTE ON NUMERICAL ENTRIES
  711.  
  712.                Rosewood Journal  expects a  decimal point  when one is
  713.                required.  That  is,  an  amount such as 149.95 must be
  714.                entered <149.95> and not <14995>. However,  if you have
  715.                an amount  to enter  such as  149.00, it may be entered
  716.                as <149>. Credit notes  (reverse entries)  are preceded
  717.                by a  "-" (minus  sign). Rosewood Journal will complain
  718.                with beeps and will refuse to go forward if you  try to
  719.                enter  alphabetical  characters where numerical charac-
  720.                ters are expected.
  721.  
  722.  
  723.  
  724.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 12
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  733.  
  734.  
  735.  
  736.                           NOTE ON CUSTOMER ACCOUNT NUMBERS
  737.  
  738.                Rosewood Journal assigns  its  own  account  numbers to
  739.                customer  accounts.  When  asked  to  'enter an account
  740.                number or press zero for a  new account',  you must use
  741.                either an  existing account  number as  shown, or press
  742.                zero for a new account. After performing "End of period
  743.                housekeeping"  (see  Utilities),  account numbers which
  744.                you have decided to  delete  will  be  re-used  for new
  745.                accounts in  order to  keep the  "Custacct.dta" file as
  746.                small and  fast  as  possible.  Any  attempt  to assign
  747.                arbitrary  account   numbers  of  your  own  will  make
  748.                Rosewood  Journal  complain  or  will  cause  erroneous
  749.                results.
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.                             DETAILED PROGRAM INSTRUCTIONS
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.                                       MAIN MENU
  760.                            
  761.                                                              
  762.                                                              
  763.                               1.  Enter Invoice Data         
  764.                               2.  Change Invoice Data        
  765.                               3.  Enter Payments on Account  
  766.                               4.  Accounts Receivable Menu   
  767.                               5.  Reports Menu               
  768.                               6.  Utilities menu             
  769.                               7.  Exit Program               
  770.                                                              
  771.                                                              
  772.                                                              
  773.           1. Enter Invoice Data
  774.             
  775.           To begin  entering new  invoices, press <1>, <e> or <E> (Rosewood
  776.           Journal is not case sensitive). You then will be presented with a
  777.           screen which  will ask  you the  month and  the year in which you
  778.           want the invoices entered. The default  is the  current month and
  779.           year if  you are just starting the program, or the month that you
  780.           have been working on in  another  part  of  the  program.  If the
  781.           current  date,  for  example,  is  October  1989,  these  are the
  782.           defaults, and if that is the  month and  year you  wish, you only
  783.           need press  <Enter> to  accept them.  If it is not the month that
  784.  
  785.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 13
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  794.  
  795.  
  796.           you wish, you can (a) type the name of the  month in  full (upper
  797.           case or  lower case or a combination of both), (b) type the first
  798.           three letters of the month, or (c) type  the number  of the month
  799.           (1 for  January, 3 for March etc.). If the default year is wrong,
  800.           type the year that you wish in full (1989 for example).
  801.  
  802.           The screen will then clear and  the "Enter  Invoices" screen will
  803.           appear.
  804.  
  805.           First,  you  will  be  asked  to  "Enter Invoice Number or <X> to
  806.           quit". There also will be a default invoice number shown.  If you
  807.           have stumbled onto this screen by mistake, you only have to enter
  808.           <X> and <Enter> to go back to the Main Menu.  If it  is the first
  809.           time that  invoices have been entered for this month, the default
  810.           number will be "1". If invoices already have been entered for the
  811.           month, the default number will be the last invoice number entered
  812.           plus one. If the default number  is not  the same  as the invoice
  813.           number you  intend to  enter, you  should enter the proper number
  814.           (up to  five digits,  numerical only).  If the  default number is
  815.           correct,  you  only  need  to  press  <Enter>. Subsequent invoice
  816.           numbers will be increased by  one  each  time,  thus  saving key-
  817.           strokes. PLEASE  NOTE that  Rosewood Journal will not complain if
  818.           you enter identical invoice numbers in  any given  month, but the
  819.           report results  may be inaccurate. You may have identical invoice
  820.           numbers in different months without incurring any problems.
  821.  
  822.           Then, you will be asked to  "Enter the  Invoice Date  (e.g. 15)".
  823.           This means  the day  of the month. The default is "1" or the date
  824.           of the last invoice entered in the current  session. Again, press
  825.           <Enter> if  the date is correct. Rosewood Journal will not accept
  826.           invalid dates such as February 30.
  827.  
  828.           Next, you  will be  asked to  "Enter Customer's  Name". Enter the
  829.           customer's name  (last name first, please), or you may use one of
  830.           the softkeys displayed at  the  bottom  of  the  screen.  See the
  831.           section under  "Utilities" to  learn how  to set up these keys so
  832.           that frequently used customer's names  can  be  entered  with one
  833.           keystroke. Maximum length is 30 characters.
  834.  
  835.           Then you  will be  asked to  "Enter Gross  Invoice Amount". Gross
  836.           invoice amount is the "bottom line", that is,  the amount  of the
  837.           sale  INCLUDING  sales  tax.  After  entering  the  gross invoice
  838.           amount, you will be asked to "Enter Sales Tax Amount".  Enter the
  839.           amount of the sales tax or, if it is zero, simply press <Enter>.
  840.  
  841.           The final  invoice entry item is "Enter "R" if this Invoice is to
  842.           be Added to Accounts Receivable". IF  ANY PORTION  OF THE INVOICE
  843.           BEING  ENTERED  HAS  NOT  BEEN  PAID  IN FULL PRESS <R> (upper or
  844.           lower case) and <Enter>.  See the  section on  "Enter Payments on
  845.  
  846.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 14
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  855.  
  856.  
  857.           Account" if  a partial  payment has  been made.  If, however, the
  858.           invoice has been paid in full, then press <ENTER>. If you should,
  859.           by mistake,  press any  other key  than <R>  or <Enter>, Rosewood
  860.           Journal will complain.
  861.  
  862.           You will then be  presented  with  a  decision  line  as follows:
  863.           "<Esc>  to  stop  entering  invoices. <Enter> to continue. <R> to
  864.           redo". If you have  finished  entering  invoices  for  now, press
  865.           <Esc>; if  you have  more invoices to enter, press <Enter>, or if
  866.           you have made an entry error, press <R> to redo  the last invoice
  867.           entered.
  868.  
  869.           When you  have finished entering invoices and have pressed <Esc>,
  870.           each invoice for which you have pressed <R> for "receivable" will
  871.           be presented  in turn  along with  a list of existing accounts. A
  872.           decision line will be  displayed near  the bottom  of the screen:
  873.           "<PgDn> to  scroll. <Enter>  when ready to enter account number".
  874.           When ready to enter account number  (even if  the name  is not on
  875.           the  list),  press  <Enter>.  You  will  then be asked, "To which
  876.           account do you wish to put  invoice  number  xxxxx  or  press <0>
  877.           (zero) to open a new account". If the invoice is to be charged to
  878.           an existing account, enter the number  of the  account. If  it is
  879.           to be  charged to a new account, press <0> (zero). If the invoice
  880.           is charged to an existing account, the next "R" invoice will come
  881.           up on  the screen  and the process is repeated until there are no
  882.           more "R" invoices, at which time you will be returned to the Main
  883.           Menu. If  you have  pressed <0> for a new account, another screen
  884.           will come up and you will be asked to enter the name, address and
  885.           phone number  of the  customer. After  entering this information,
  886.           the next "R" invoice will come up, or, if there are no  more, you
  887.           will be returned to the Main Menu.
  888.  
  889.           2. Change Invoice Data
  890.  
  891.           If you discover that you have made an error entering invoice data
  892.           which was not corrected at the time of entry, you may correct the
  893.           error  by  using  the  "Change  Invoice Data" option. You will be
  894.           asked the month and year for  the invoice.  After entering these,
  895.           you will  be shown  the list of invoices for that month. When you
  896.           have found the invoice that you wish to change, press <Enter> and
  897.           then  enter  the  invoice  number.  You  will  be  shown a screen
  898.           containing the  invoice as  originally entered.  Make any changes
  899.           required  and  the  data  will  be  updated.  NOTE: You may press
  900.           <Enter> to accept any line as is, but you must  rewrite the whole
  901.           line if any corrections are made to it.
  902.  
  903.           3. Enter Payments on Account
  904.  
  905.  
  906.  
  907.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 15
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  916.  
  917.  
  918.           This  option  serves  two  purposes.  The  first  is to enter any
  919.           deposits  or  down-payments  entered  on  invoices  so  that  the
  920.           accounts  receivable  will  show  the  proper  amount. The second
  921.           purpose is to enter payments made to accounts, typically recorded
  922.           in a receipt book. In either case, you will be asked to enter the
  923.           month and year in which to enter the payment. A  screen will then
  924.           come up  which will  ask for  the day  of the  month on which the
  925.           payment was made, and the amount of that payment. The next screen
  926.           will show a list of existing accounts with a decision line at the
  927.           bottom which says, "<Esc> to  abort.  <PgDn>  to  scroll. <Enter>
  928.           when  ready  to  enter  account  number". After pressing <Enter>,
  929.           another decision line will appear, "To which account  do you wish
  930.           to  credit  the  payment  on  account?  Or  press  <0>  (zero) to
  931.           establish a new account". If the customer account already exists,
  932.           enter the  appropriate number,  or if you need to establish a new
  933.           account, press <0> (zero). If you press <0>, you will be asked to
  934.           enter the  name, address  etc. of the customer. The amount of the
  935.           payment will be entered to the  account which  was set  up by the
  936.           program.
  937.  
  938.  
  939.  
  940.           4. Accounts Receivable Menu
  941.  
  942.           This option  transfers you  to the Accounts Receivable Menu which
  943.           is detailed later.
  944.  
  945.  
  946.           5. Reports Menu
  947.  
  948.           This option transfers you to the  Reports Menu  which is detailed
  949.           later.
  950.  
  951.  
  952.           6. Utilities Menu
  953.  
  954.           This option transfers you to the Utilities Menu which is detailed
  955.           later.
  956.  
  957.  
  958.           7. Exit Program
  959.  
  960.           Use this option when you  are  finished  using  Rosewood Journal.
  961.           This is  the ONLY acceptable way to quit the program. Data may be
  962.           lost if you reboot  or  turn  off  the  computer  without exiting
  963.           through "Exit  Program". If you stumble into the exit screen, you
  964.           will be given an opportunity to go back to the program.
  965.  
  966.  
  967.  
  968.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 16
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.                               ACCOUNTS RECEIVABLE MENU
  982.                                         
  983.                                                                  
  984.                          1.  View or Print Individual Accounts   
  985.                          2.  Print ALL Statements for month      
  986.                          3.  Establish New Customer Accounts     
  987.                          4.  Modify Customer Accounts            
  988.                          5.  List Customer Accounts              
  989.                          6.  Reports Menu                        
  990.                          7.  Exit to Main Menu                   
  991.                                                                  
  992.                     
  993.  
  994.           1. View or Print Individual Accounts
  995.  
  996.           This option allows you to  view  (on  the  screen)  or  print (on
  997.           paper)  an  individual  customer's  account  as of the end of any
  998.           month that you choose. After entering the month and the year, you
  999.           will be  presented with  the following  decision line: "Enter the
  1000.           number that you wish to view or <Enter>  to view  active accounts
  1001.           or <X> to exit". If you know the account number which you wish to
  1002.           view, simply enter that number, and the customer's  statement for
  1003.           that month  will be  printed on  the screen,  or on  paper as you
  1004.           choose. If you do not know the account  number for  the customer,
  1005.           press <Enter>  and you  will be presented with a list of existing
  1006.           accounts. Another decision line  will appear  as follows: "<PgDn>
  1007.           to  scroll.  <Esc>  for  Accounts  Rec.  Menu.  <Enter> to select
  1008.           account". After locating, by scrolling if  necessary, the account
  1009.           you wish  to view or print, press <Enter> and type in the account
  1010.           number that you wish.  As above,  that account  will be processed
  1011.           for viewing or printing.
  1012.  
  1013.           2. Print ALL Statements for Month
  1014.  
  1015.           This  option  allows  you  to  print  or  view statements for all
  1016.           accounts which have a non-zero  balance  as  of  the  end  of any
  1017.           specified month.  These statements  are designed  to fit properly
  1018.           into a standard business size window envelope. After the printing
  1019.           starts, you may press <Esc> to stop the printing after the end of
  1020.           the current statement.
  1021.  
  1022.           3. Establish New Customer Accounts
  1023.  
  1024.           This  option  is  provided  for  those  people  who  may  wish to
  1025.           establish new  customer accounts  before entering invoices. It is
  1026.           only necessary to enter  the customer's  name, address,  etc. The
  1027.  
  1028.  
  1029.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 17
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1038.  
  1039.  
  1040.           same  process  is  entered  into  automatically  from  the "Enter
  1041.           Invoice Data" option on the Main Menu.
  1042.  
  1043.           4. Modify Customer Data
  1044.  
  1045.           You may  make any  changes in  a customer's  name, address, tele-
  1046.           phone, etc.  from this  option. You will be presented with a list
  1047.           of existing accounts from which to choose.
  1048.  
  1049.           5. List Customer Accounts
  1050.  
  1051.           This option  allows you  to list,  on the  screen or  on paper, a
  1052.           complete  list  of  all  existing  customer  accounts  along with
  1053.           addresses and telephone numbers. This list can make it simpler to
  1054.           view  individual  statements  because  you  will not have to wait
  1055.           while all accounts are printed on the screen before selecting the
  1056.           one account that you wish.
  1057.  
  1058.           6. Reports Menu
  1059.  
  1060.           Selecting this option transfers you to the Reports Menu.
  1061.  
  1062.           7. Exit to Main Menu
  1063.  
  1064.           This returns you to the Main Menu.
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.                                     REPORTS MENU
  1069.  
  1070.                                                             
  1071.                               1. Monthly Report             
  1072.                               2. Yearly Report              
  1073.                               3. Accounts Receivable List   
  1074.                               4. Payments on Account List   
  1075.                               5. General Ledger Report      
  1076.                               6. Accounts Receivable Menu   
  1077.                               7. Exit to Main Menu          
  1078.                                                             
  1079.  
  1080.           1. Monthly Report
  1081.  
  1082.           This option  produces a  summary for  any particular month of all
  1083.           invoices for that month. It may  be printed  on the  screen or on
  1084.           paper.
  1085.  
  1086.           2. Yearly Report
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 18
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1099.  
  1100.  
  1101.           This produces  a report  showing the individual monthly totals of
  1102.           invoices for any fiscal year in which invoices have been entered.
  1103.           The report can be printed on screen or on paper.
  1104.  
  1105.           3. Accounts Receivable List
  1106.  
  1107.           This option  produces a  list of  all customer accounts with non-
  1108.           zero balances as of the end of any month requested.  The accounts
  1109.           are "aged"; that is, the amounts for any customer account will be
  1110.           listed  as  "current",  "30  days",  "60  days",  or  "90+ days".
  1111.           Negative balances will always be shown as current.
  1112.  
  1113.  
  1114.           4. Payments on Account List
  1115.  
  1116.           This produces  a list  of payments  to customer  accounts for any
  1117.           selected month.
  1118.  
  1119.  
  1120.           5. General Ledger Report
  1121.  
  1122.           This report gives you  a summary  of amounts  to be  entered into
  1123.           your general  ledger (whether  it be a manual or computer system)
  1124.           and tells you the accounts to which the totals are to be entered.
  1125.           The general  ledger accounts  to which  information from Rosewood
  1126.           Journal is to be entered are:  1)  Sales  Account,  2)  Sales Tax
  1127.           Payable Account, 3) Bank Account, 4) Accounts Receivable Account.
  1128.           Your system may use somewhat different  names for  these accounts
  1129.           but they  will be in your bookkeeping system. Ask your accountant
  1130.           for help with these account names, if necessary. If your business
  1131.           has no  accounts receivable (none of your customers ever owes you
  1132.           money), the entries for accounts receivable will be  zero and can
  1133.           be ignored.  This report  also lists  all invoices  for the month
  1134.           which have been entered with "R"  (receivable) option.  The total
  1135.           of  these  invoices  is  the  same as "Debit Accounts Receivable"
  1136.           amount.
  1137.  
  1138.  
  1139.           6. Accounts Receivable Menu
  1140.  
  1141.           This option transfers you to the Accounts Receivable Menu.
  1142.  
  1143.  
  1144.           7. Exit to Main Menu
  1145.  
  1146.           This option returns you to the Main Menu.
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 19
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.                                    UTILITIES MENU
  1167.  
  1168.                                                                    
  1169.                          1. Change Softkey Settings                
  1170.                          2. Re-Initialize (Company Name etc.)      
  1171.                          3. Dos Functions                          
  1172.                          4. End of Period Housekeeping             
  1173.                          5. Print Labels                           
  1174.                          6. Export Data for Use in Other Programs  
  1175.                          7. Exit to Main Menu                      
  1176.                                                                    
  1177.  
  1178.            
  1179.           1. Change Softkey Settings
  1180.  
  1181.           Rosewood Journal uses two separate "softkey lines". The  first is
  1182.           displayed at the bottom of the "Enter Invoice" screen, the second
  1183.           at the  bottom of  the "Add  Customer Accounts"  screen. Both are
  1184.           there  to  save  you  keystrokes.  The  "Enter  Invoice" softkeys
  1185.           generally are used to enter the names of customers who frequently
  1186.           do business  with you (e.g. Green River Rafts), or for a standard
  1187.           amount of an invoice (your widgets are all  sold for  498.64), or
  1188.           for  entries  such  as  "Cash  Sale". The "Add Customer Accounts"
  1189.           softkeys are used for frequently  used  names  of  towns, cities,
  1190.           states  or  provinces.  If  you  do most of your business in Sas-
  1191.           katchewan, it is nice to be able to enter it  with one keystroke.
  1192.           After choosing  the "Change Softkey Settings" option, you will be
  1193.           asked which of the two softkey lines you wish to enter or change.
  1194.           After making your choice, you will be asked, "Which Softkey would
  1195.           you like to change or <X> to exit". If, for example, you  wish to
  1196.           change F6,  press <6>  (not F6).  You can  then type  the text or
  1197.           numbers that you want to have  typed  when  you  press  <F6>. The
  1198.           maximum length  of the  entry is  13 characters. Rosewood Journal
  1199.           will display the first  5 characters  in the  appropriate spot on
  1200.           the  softkey  line.  You  may continue adding or changing softkey
  1201.           definitions until you choose the exit <X> option to return to the
  1202.           Utilities Menu.
  1203.  
  1204.           2. Re-Initialize (Company Name etc.)
  1205.  
  1206.           This option  allows you  to change details of YOUR company (name,
  1207.           address etc.) and the drives and/or directories where the program
  1208.           and data can be found. Directories and sub-directory names can be
  1209.           up to 29  characters  long.  The  program  actually  allocates 30
  1210.           spaces but reserves 1 space for a trailing "\" which is automati-
  1211.  
  1212.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 20
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1221.  
  1222.  
  1223.           cally added if you do not do it yourself. See your DOS manual for
  1224.           details on  drives, directories  and paths.  In addition, you can
  1225.           choose the month in which your fiscal year begins.
  1226.  
  1227.                                       WARNING!!
  1228.  
  1229.                The fiscal  year should  be chosen  BEFORE invoices are
  1230.                entered because  the file which holds the yearly totals
  1231.                is initialized with this  option. If  you are  going to
  1232.                change your fiscal year, it is best to start a new data
  1233.                disk so that the  data  can  be  entered  properly. If,
  1234.                through  some  mishap  (we  all  make  them),  you have
  1235.                entered or changed to a  wrong  fiscal  year  after you
  1236.                have entered  invoices, you  must follow these instruc-
  1237.                tions to rectify the problem:
  1238.  
  1239.                     1. From DOS, erase  the current  yearly total
  1240.                     file. This  will be  called "Totals88.dta" if
  1241.                     the year is 1988; "Totals89.dta" if  the year
  1242.                     is 1989, etc.
  1243.  
  1244.                     2. From  Rosewood Journal,  enter the "Change
  1245.                     Invoice Data" option from the Main Menu. Make
  1246.                     a "null"  change in one invoice in each month
  1247.                     in the year for which you have data. That is,
  1248.                     call  up  one  invoice  for  changing in each
  1249.                     month, but simply press <Enter> for each item
  1250.                     such as name, gross invoice amount, etc. This
  1251.                     will "fool" the program  into  writing  a new
  1252.                     and correct year total file.
  1253.  
  1254.                If  this  seems  complex,  please  remember  that  this
  1255.                procedure probably  never will  need to  be done. Also,
  1256.                you  are  most  likely  to make this error when experi-
  1257.                menting with the program rather than when you are using
  1258.                it.
  1259.  
  1260.  
  1261.           3. DOS Functions
  1262.  
  1263.           This option  will "shell"  you to  DOS. You  may run a directory,
  1264.           erase a file, or even run another program. When you  are ready to
  1265.           return to  Rosewood Journal,  type <Exit>  and <Enter>. A copy of
  1266.           "COMMAND.COM" must be installed where DOS can find it.
  1267.  
  1268.           4. End of Period Housekeeping
  1269.  
  1270.           This option "cleans up" the accounts  receivable files.  Clean up
  1271.           is needed  from time  to time because all receivable data remains
  1272.  
  1273.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 21
  1274.  
  1275.  
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1282.  
  1283.  
  1284.           in the files,  "receive.dta"  and  "custacct.dta",  even  if some
  1285.           accounts have  been paid  and therefore  have zero balances. This
  1286.           data is kept because you  may  wish  to  find  the  status  of an
  1287.           account  as  of  several  months  ago. Eventually, the receivable
  1288.           files will become so  large that  the speed  of the  program will
  1289.           become unacceptably  slow. When  this will  happen depends on how
  1290.           many accounts receivable entries you have and your  patience when
  1291.           waiting for  a listing  of accounts  receivable. The most natural
  1292.           time to invoke this  option is  at the  end of  your fiscal year.
  1293.           Housekeeping  checks  each  customer  account in turn to find out
  1294.           whether the current balance of the  account  is  zero.  If  it is
  1295.           zero, all  references to  that account  will be  deleted from the
  1296.           "receive.dta" file and you will be queried as to whether you wish
  1297.           to keep or delete those customer account files which have current
  1298.           zero balances. The old, fat and  slow "receive.dta"  and "custac-
  1299.           ct.dta" files will be renamed "receive.old" and "custacct.old" so
  1300.           that the new, slim and fast files  can  be  used  by  you.  IT IS
  1301.           STRONGLY  URGED  THAT  YOU  MAKE  A COPY OF YOUR DATA DISK BEFORE
  1302.           BEGINNING THE HOUSEKEEPING PROCESS. If you have made a disk back-
  1303.           up of  your data  files, the  ".old" files can be deleted. If you
  1304.           have not made a back-up, the  ".old"  can  always  be  renamed to
  1305.           ".dta" files from DOS.
  1306.  
  1307.           5. Print Labels
  1308.  
  1309.           This option  allows you to print mailing labels for your customer
  1310.           accounts on standard 6 line, continuous form, continuous  feed, 3
  1311.           1/2 inch  by 15/16  size labels.  You have the option of printing
  1312.           labels for all or selected customer  accounts. You  will be given
  1313.           an opportunity  to print  one or more test labels so that you can
  1314.           align your printer's print head before actually printing labels.
  1315.  
  1316.           6. Export Data for Use in Other Programs
  1317.  
  1318.           This option allows you to export data from  your customer account
  1319.           file  (CUSTACCT.DTA)  or  from  any monthly data file (monyr.DTA,
  1320.           e.g. JAN88.DTA) to any of 5 common formats so that you can import
  1321.           the data into many other programs. The formats are:
  1322.                FIXED LENGTH  (RANDOM). A  format used by many programs
  1323.                which use  "random files",  including Rosewood Journal.
  1324.                There  are  no  delimiters  so  you must know the exact
  1325.                length of each field.  The  lengths  of  files  will be
  1326.                given later.  Files produced with this option will have
  1327.                file extensions of ".FX".
  1328.  
  1329.                LOTUS PRN. is a format which allows data to be imported
  1330.                into  Lotus  1-2-3  using  the  "File  import  numbers"
  1331.                command. Use this Lotus  command for  both monthly data
  1332.                and customer account data because the export file is in
  1333.  
  1334.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 22
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.  
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1343.  
  1344.  
  1345.                a format which will let  Lotus  know  which  fields are
  1346.                strings  (words)  and  which  are  numbers.  Fields are
  1347.                delimited  by  commas  and  strings  are   enclosed  in
  1348.                quotation marks.  Files produced  with this option will
  1349.                have file extensions of ".PRN".
  1350.  
  1351.                MAILMERGE. Used by many  word processing  programs such
  1352.                as Wordstar  and Microsoft  Word. It is the format used
  1353.                by many Basic programs  which write  data to sequential
  1354.                files. Files  produced with  this option will have file
  1355.                extensions of ".MM".
  1356.  
  1357.                TEXT EDITOR (SDF).  An  import/export  option  for many
  1358.                database programs.  It is produced by many text editors
  1359.                and word processing programs. Files produced  with this
  1360.                option will have file extensions of ".TX".
  1361.  
  1362.                WORDPERFECT (.SF). This format changes Rosewood Journal
  1363.                data  into  the  format  used  by  WordPerfect  in  its
  1364.                secondary files  for merging.  Files produced with this
  1365.                option will have file extensions of ".SF".
  1366.  
  1367.  
  1368.           7. Exit to Main Menu
  1369.                This option will transfer you to the Main Menu.
  1370.  
  1371.  
  1372.           FILE LENGTHS AND NAMES IN ROSEWOOD JOURNAL
  1373.  
  1374.           All files written by Rosewood Journal, except those  generated by
  1375.           the "Export"  function, are  random access,  fixed length with no
  1376.           delimiters between fields and no carriage  returns or  line feeds
  1377.           at  the  end  of  records.  The  data  in the monthly files (e.g.
  1378.           JAN89.DTA) are all stored as strings.  The same  is true  for the
  1379.           customer  account  file  (CUSTACCT.DTA)  except that the customer
  1380.           account number  is  stored  as  an  integer.  In  all  the export
  1381.           formats, this integer is changed to a string. 
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.           The details of the fields for the monthly files are:
  1386.  
  1387.                Invoice Number:          length 5 bytes
  1388.                Invoice Date:            length 2 bytes
  1389.                Customer Name:           length 30 bytes
  1390.                Gross Invoice Amount:    length 8 bytes
  1391.                Sales tax Amount:        length 8 bytes
  1392.                Rec (the  "R" that  identifies the invoice as a receiv-
  1393.                     able:               length 1 byte
  1394.  
  1395.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 23
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.           Each record  then is  54 bytes  long whether  or not  some of the
  1408.           fields are empty.
  1409.  
  1410.           The details of the customer account file (CUSTACCT.DTA) are:
  1411.  
  1412.                Account number in CUSTACCT.DTA:    length 2 bytes
  1413.                Account number in export formats:  length 4 bytes
  1414.                Customer Name:                     length 30 bytes
  1415.                Street:                            length 25 bytes
  1416.                City:                              length 20 bytes
  1417.                Province or State:                 length 20 bytes
  1418.                Postal Code or ZIP:                length 12 bytes
  1419.                Phone:                             length 12 bytes
  1420.  
  1421.           The  total  length  of  CUSTACCT.DTA  which  is  used only by the
  1422.           program is 121 bytes.  The total  record length  required for any
  1423.           export format is 123 bytes.
  1424.  
  1425.           The above  should give sufficient information to export your data
  1426.           to most programs.
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.                      INTEGRATING YOUR PREVIOUS RECEIVABLE FILES
  1431.  
  1432.           Unless you are starting  a new  business, it  is likely  that you
  1433.           will have accounts receivable "on the books" when you begin using
  1434.           Rosewood Journal. These can be integrated  into Rosewood Journal.
  1435.           Let us  assume that  you are  starting to use Rosewood Journal on
  1436.           the first day of your fiscal year which  begins January  1, 1989.
  1437.           Using the  "Enter Invoice  Data" option for December 1988 (or for
  1438.           whatever month the previous  receivable was  incurred), enter all
  1439.           your previous  receivables as  invoices, being  sure to press the
  1440.           <R> (receivable) option. After you have entered all your previous
  1441.           receivables and,  in the  process, set  up accounts for them, you
  1442.           may, if you wish, delete the  "Dec88.dta" (or  the other previous
  1443.           months which you may have used) and the "Totals88.dta" file. Your
  1444.           previous accounts receivable  will  now  be  integrated  with the
  1445.           records that you will be entering for 1989.
  1446.  
  1447.                                  PROGRAMMING DETAILS
  1448.  
  1449.           Rosewood Journal  is programmed in Microsoft Quick Basic 4.00 and
  1450.           4.50, in three modules and  an  "Include"  file.  It  is compiled
  1451.           with Quick  Basic 4.50 compiler using the "/o" (standalone), "/x"
  1452.           (on error),"/ah" (arrays larger than 64K)  options. The resulting
  1453.           object  files  are  linked  with Microsoft Overlay Linker version
  1454.           3.69 using the "/e" (exepack) option. The program  is extensively
  1455.  
  1456.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 24
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1465.  
  1466.  
  1467.           error protected,  both by  "on error" routines and by "protecting
  1468.           inputs". Every effort has been  made  to  prevent  the  user from
  1469.           entering inappropriate  data such  as invalid dates, alphabetical
  1470.           data where numerical data is expected, inputs longer than allowed
  1471.           and even spelling mistakes. In many cases the program will give a
  1472.           message telling you  what  the  error  is.  In  other  cases, the
  1473.           program will beep and return you to the input line expecting that
  1474.           you will realize your  error.  Messages  for  every  single error
  1475.           would  unnecessarily  bloat  the  program. The error routines are
  1476.           designed to save your  data wherever  possible. If,  however, you
  1477.           have  placed  the  wrong  disk  in the drive which holds the data
  1478.           (perhaps after shelling to DOS), you may lose  some data.  If you
  1479.           get a message, "Data Disk problem: is the proper disk in place?",
  1480.           please use the "Reports" option to  check whether  any data which
  1481.           you have  entered after such an error has in fact been written to
  1482.           the file. The program was written on a Hyperion (more or less IBM
  1483.           compatible,  now  defunct)  computer  with  640K ram and two 360k
  1484.           floppy drives. There are  no machine  specific routines,  so that
  1485.           the program  should run  on any  computer using MS/PC DOS 2.00 or
  1486.           higher.
  1487.  
  1488.                               CHANGES AND ENHANCEMENTS
  1489.  
  1490.           Rosewood Software is  vitally  interested  in  your  comments and
  1491.           suggestions, or your ideas for new programs. If you like Rosewood
  1492.           Journal but need changes  to  fit  your  business  better, please
  1493.           contact  us.  Only  by  hearing  from  you,  the  users, can this
  1494.           product, or any other, be improved.
  1495.  
  1496.                                       SHAREWARE
  1497.  
  1498.           The only way that you can  be assured  of a  continuing supply of
  1499.           low-cost, quality  software for almost any purpose, is to support
  1500.           Shareware. Shareware  is  non-shrink-wrapped,  low  cost software
  1501.           that  you  try  at  your  own  convenience.  Shareware is used by
  1502.           everyone from individuals to the largest  multi-national corpora-
  1503.           tions. Shareware,  as a  marketing concept, is at the very least,
  1504.           unusual and quite possibly  unique. It  trusts you,  the user, to
  1505.           buy it  if you  like it. If you like Rosewood Journal, and if you
  1506.           use  it,  please  send  your  registration  fee  today.  For your
  1507.           convenience,  there  is  an  order form (Order.frm) which you can
  1508.           print from your Rosewood Journal distribution disk.
  1509.  
  1510.           Send your registration fee to:
  1511.  
  1512.                                   ROSEWOOD SOFTWARE
  1513.                                  BOX 2070  STATION B
  1514.                                 SCARBOROUGH   ONTARIO
  1515.                                        M1N 2E5
  1516.  
  1517.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 25
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.                                   ROSEWOOD JOURNAL
  1526.  
  1527.  
  1528.                                    (416) 284-6119
  1529.  
  1530.                                      THANK YOU!!
  1531.  
  1532.  
  1533.  
  1534.  
  1535.  
  1536.  
  1537.  
  1538.  
  1539.  
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.                        Copyright (C) 1988-89 Rosewood Software      Page 26
  1579.  
  1580.  
  1581.